辦公自動(dòng)化oa系統概述

oa概述
企業(yè)信息化建設經(jīng)過(guò)這么多年的發(fā)展，取得了比較大的成果與效益，但是，隨著(zhù)應用與需求的不斷增長(cháng)和多樣性，信息系統也需要走專(zhuān)業(yè)化、多樣性的建設之路。這是經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展的必然結果。

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辦公自動(dòng)化(oa)定義
辦公自動(dòng)化(oa－office automation)是將現代化辦公和計算機網(wǎng)路功能結合起來(lái)的一種新型的辦公方式，是當前新技術(shù)革命中一個(gè)非?；钴S和具有很強生命力的技術(shù)應用領(lǐng)域，是信息化社會(huì )的產(chǎn)物。通過(guò)網(wǎng)絡(luò )，組織機構內部的人員可跨越時(shí)間、地點(diǎn)協(xié)同工作。通過(guò)OA系統所實(shí)施的交換式網(wǎng)絡(luò )應用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地擴展了辦公手段，實(shí)現了辦公的高效率。

同時(shí)隨著(zhù)技術(shù)的發(fā)展和使用人員的辦公方式和習慣、管理思想的變化，對于oa很明確的定義也不斷的變化著(zhù)，在技術(shù)發(fā)展過(guò)程中的每一個(gè)階段，也賦予給oa不同的內容和新的想象，而且，不同行業(yè)、不同層次的人員對oa的看法和理解也各有不同。

功能方面：廣義而言，oa應該是一個(gè)企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，便有不同的功能表現；
對于企業(yè)高層領(lǐng)導而言，oa是決策支持系統(dss)。oa運用科學(xué)的數學(xué)模型，結合企業(yè)內部／外部的信息為條件，為企業(yè)領(lǐng)導提供決策參考和依據；
對于中層管理者而言：oa是信息管理系統(ims)，oa利用業(yè)務(wù)各環(huán)節提供的基礎“數據”，提煉出有用的管理“信息”，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險，提高經(jīng)營(yíng)效率；
對于普通員工而言：oa是事務(wù)／業(yè)務(wù)處理系統。oa為辦公室人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準確、高效，愉快地工作。

在以前傳統的認知和了解中，認為oa僅僅是諸如公文流轉、收發(fā)文管理、檔案管理、會(huì )議安排、文獻檢索、電子表格、電子郵件等等這些非結構化數據的處理和交換過(guò)程，面向的用戶(hù)群也只是機關(guān)辦公室或企業(yè)的職能部門(mén)、文秘部門(mén)、其實(shí)，在今天看來(lái)，oa應有更豐富的內容和層面，更廣泛的用戶(hù)群。

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辦公自動(dòng)化(oa)發(fā)展過(guò)程
基本界定辦公自動(dòng)化軟件系統以后，我們再回顧一下辦公自動(dòng)化系統在我國的發(fā)展脈絡(luò )。(下文如果非特指，辦公自動(dòng)化即指狹義的辦公自動(dòng)化軟件系統)。

1、 中國的辦公自動(dòng)化軟件系統起源于政府的公文和檔案管理。由于計劃經(jīng)濟體制的影響，政府對企業(yè)的管理出了依靠法律、法規之外，還有大量的行政指令和指示。企業(yè)在進(jìn)行許多決策的時(shí)候，也經(jīng)常需要向主管的政府部門(mén)請示匯報。另外，當時(shí)的政府官員和企業(yè)領(lǐng)導經(jīng)常是你來(lái)我往難以分辨，并且存在著(zhù)比較嚴格的對應關(guān)系，即企業(yè)領(lǐng)導和政府官員行政級別掛鉤，因此在企業(yè)應用紅頭文件就比較自然。此時(shí)的辦公自動(dòng)化系統的特點(diǎn)：以公文處理、檔案管理為核心的辦公管理系統。其實(shí)辦公其實(shí)就是辦文。

2、 隨著(zhù)企業(yè)的介入，oa軟件也有一定的發(fā)展，加入了很多企業(yè)的特性，例如，oa現在強調的知識管理，強調了業(yè)務(wù)流程的整合，但是，效果并不是很理想。主要的功能的收發(fā)文、檔案管理、物品管理、文檔管理、車(chē)輛管理、后勤管理、簡(jiǎn)單的人事管理等。盡管解決了企業(yè)中存在的層級結構，傳統的辦文程序，從文件起草、審閱、會(huì )簽、簽發(fā)、下發(fā)到歸檔、借閱等各個(gè)環(huán)節，存在流程復雜，流轉時(shí)間長(cháng)，導致辦公效率低，決策緩慢等問(wèn)題。但是由于在機構和流程上很難作很大的改動(dòng)，因此解決之道就是采用先進(jìn)的計算機和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，不僅將辦文內容電子化，而且實(shí)現整個(gè)辦文過(guò)程電子化，從根本上改變了傳統的工作模式。

在此種情況下，辦公自動(dòng)化作的所有工作不過(guò)是將手工工作搬到計算機網(wǎng)絡(luò )上，并利用了計算機技術(shù)的一些先進(jìn)特點(diǎn)，卻沒(méi)有增加任何先進(jìn)的管理理念和方法。另外辦公自動(dòng)化的處理的信息范圍實(shí)在過(guò)于有限，僅僅處理一些公文就可以稱(chēng)為辦公自動(dòng)化了嗎？如果我們仔細觀(guān)察市面上的辦公自動(dòng)化產(chǎn)品，所提供的附加功能的深度和廣度也是非常讓人失望的。這就是我們目前的辦公自動(dòng)化系統所處的基本現實(shí)和困境。這也是我們的客戶(hù)對辦公自動(dòng)化不滿(mǎn)意的焦點(diǎn)所在。

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辦公自動(dòng)化(oa)特點(diǎn)
OA系統在企業(yè)應用和發(fā)展定位上主要以“辦公自動(dòng)化”為核心，包括了公文審批、辦公管理功能。其特點(diǎn)是以企業(yè)在行政辦公上審批、批閱文件為線(xiàn)索，實(shí)現符合企業(yè)行政要求的審批結構體系，達到“審批自動(dòng)化”的目的，從而節省紙質(zhì)文件傳遞在時(shí)間和人力成本上的浪費，提高審批的工作效率。包括以下特點(diǎn)：

第一， 以強大的審批工作流為核心。
從OA系統的技術(shù)開(kāi)發(fā)平臺發(fā)展過(guò)程來(lái)看，主要是運用了流轉技術(shù)，實(shí)現對文件實(shí)體在網(wǎng)絡(luò )上的傳遞，并通過(guò)定義接收者的先后順序，實(shí)現審批流轉路徑的定制功能。結合企業(yè)在行政組織架構上的要求，在流程定制中融入組織結構、人員、組別、角色、崗位等特征，實(shí)現靈活強大的定制結構體系，以滿(mǎn)足企業(yè)在公文審批方面的要求。
第二， 專(zhuān)注于辦公事務(wù)處理，與業(yè)務(wù)結合性不強。
由于OA系統發(fā)展起步較早，因此在其定位上專(zhuān)注在企業(yè)辦公綜合事務(wù)處理，如文件管理、車(chē)輛管理、辦公用品管理、會(huì )議管理、檔案管理等。erp產(chǎn)品強調的是先進(jìn)的管理思想，為企業(yè)提供強大的業(yè)務(wù)解決方案的能力，與企業(yè)的業(yè)務(wù)管理結合性非常強，這也是erp產(chǎn)品核心理念和價(jià)值所在。因此相比之下，OA產(chǎn)品所體現出來(lái)的價(jià)值表現就并不在于“業(yè)務(wù)解決能力”上，而是對企業(yè)辦公事務(wù)的處理，與業(yè)務(wù)的結合性不強。
第三， 實(shí)施范圍較為廣泛，要控制得當。
隨著(zhù)企業(yè)信息化建設的發(fā)展，信息系統實(shí)現業(yè)務(wù)管理方面的能力要求越來(lái)越受到重視，不少企業(yè)在實(shí)施OA系統的同時(shí)提出了很多具有企業(yè)業(yè)務(wù)特色的功能要求。而這些功能要求往往已經(jīng)超越了傳統的OA系統所能解決的范疇，造成了對OA系統在實(shí)施范圍控制上的一個(gè)“模糊邊界”。因此，如果不控制好這個(gè)范圍的界定，極大可能造成項目的風(fēng)險和失控。在對這個(gè)范圍的控制上，總結出以下幾點(diǎn)考慮的因素供參考：
投入的成本效益比：只有那些對企業(yè)真正起到效益的功能我們才值得投入成本去實(shí)現，否則只會(huì )帶來(lái)時(shí)間和成本的浪費，而獲益不大。 
用戶(hù)使用范圍：在考慮到一個(gè)功能是否值得開(kāi)發(fā)的時(shí)候，其中也要考慮到用戶(hù)群對象，如果只是個(gè)別用戶(hù)在使用的功能，而這些業(yè)務(wù)又非關(guān)鍵業(yè)務(wù)的話(huà)，我們可以考慮先不列在此范圍內。 
使用的頻度：對于一個(gè)使用頻度很低的功能要求，盡管可以實(shí)現，但是考慮到最終的使用只是一年幾次或者一年一次的，我們也沒(méi)有必要納在實(shí)施范圍內。
是否可以利用其他現有的軟件或者系統解決：部分用戶(hù)的功能其實(shí)可以利用一些現有的軟件和系統的功能就能解決的，這樣也沒(méi)必要重新開(kāi)發(fā)一個(gè)新的功能。
通過(guò)上述幾個(gè)因素的統一考慮，確定出一個(gè)合適的“度”，圍繞著(zhù)這個(gè)“適度”一步一步實(shí)現，才能合理控制成本和發(fā)揮OA系統的最大效益。
第四， 二次開(kāi)發(fā)量較大
由于上述第三點(diǎn)的特點(diǎn)，必然會(huì )出現對原有OA產(chǎn)品的二次開(kāi)發(fā)要求，開(kāi)發(fā)量需要根據提出的功能要求復雜程度而定。這個(gè)過(guò)程中也會(huì )牽涉到對所選擇的OA產(chǎn)品技術(shù)架構上的問(wèn)題，如果這個(gè)核心架構不能滿(mǎn)足企業(yè)業(yè)務(wù)上的靈活要求，那么就意味著(zhù)全新開(kāi)發(fā)的可能性。

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辦公自動(dòng)化(oa)發(fā)展方向
辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向應該是數字化辦公。所謂數字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè)務(wù)都在網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下實(shí)現。從技術(shù)發(fā)展角度來(lái)看，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，安全技術(shù)的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展，實(shí)現數字化辦公是可能的。從管理體制和工作習慣的角度來(lái)看，全面的數字化辦公還有一段距離，首先數字化辦公必然沖擊現有的管理體制，使現有管理體制發(fā)生變革，而管理體制的變革意味著(zhù)權利和利益的重新分配；另外管理人員原有的工作習慣、工作方式和法律體系有很強的慣性，短時(shí)間內改變尚需時(shí)日。盡管如此，全面實(shí)現數字化辦公是辦公自動(dòng)化發(fā)展的必然趨勢。