OA產(chǎn)品的發(fā)展詳解

隨著(zhù)企業(yè)信息化應用與需求的不斷增長(cháng)和多樣性，信息系統也需要走專(zhuān)業(yè)化、多樣性的建設之路。這是經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展的必然結果。作為信息系統的一部分：OA系統的建設經(jīng)過(guò)不斷的發(fā)展與創(chuàng )新，已經(jīng)走向協(xié)作與知識管理相結合的發(fā)展階段，同時(shí)兼顧用戶(hù)多樣性和個(gè)性化的要求，實(shí)現真正的網(wǎng)上辦公與移動(dòng)辦公，充分輔助現代企業(yè)提高現代化的辦公效率。

OA系統的發(fā)展經(jīng)歷以下幾個(gè)階段： 

第一階段：以數據為處理中心的傳統mis系統或者wps、microsoft office等。它的最大特點(diǎn)是，應用基于文件系統和關(guān)系型數據庫系統，以結構化數據為存儲和處理對象，強調對數據的計算和統計能力。其貢獻在于把it技術(shù)引入辦公領(lǐng)域，提高了文件管理水平。但是，這種方式缺乏如收發(fā)文等群組協(xié)作工作過(guò)程的處理能力，因而其“自動(dòng)化”程度是有限的。另外，由于第一代辦公自動(dòng)化系統所需要的各類(lèi)設備比較昂貴，因此，第一代辦公自動(dòng)化只有那些經(jīng)濟實(shí)力比較強的企事業(yè)單位才能夠使用。 

第二階段：以工作流為中心的協(xié)作性OA系統的發(fā)展。伴隨網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展，軟件技術(shù)也發(fā)生了巨大的變化。辦公自動(dòng)化已實(shí)現了以工作流為中心。這種方式徹底改變了早期辦公自動(dòng)化的不足之處，以e-mail、文檔數據庫管理、復制、目錄服務(wù)、群組協(xié)同工作等技術(shù)作支撐；包含眾多實(shí)用功能和模塊，實(shí)現了對人、事、文檔、會(huì )議的自動(dòng)化管理。

在辦公軟件方面，由louts公司推出的louts系列辦公軟件，包括louts 1-2-3、louts notes/domino等，特別是louts domino產(chǎn)品的推出，使得實(shí)現協(xié)作型的辦公自動(dòng)化系統成為可能。louts domino就是一個(gè)很好的實(shí)現協(xié)作功能的平臺系統。隨后，基于lotus domino平臺的各類(lèi)辦公自動(dòng)化系統得到充分的發(fā)展。這時(shí)許多稍有實(shí)力的企事業(yè)單位都有能力實(shí)現辦公自動(dòng)化系統，可以借助OA系統實(shí)現各類(lèi)文檔的傳閱與審批等協(xié)作性的工作。由于這一階段的OA系統在操作方面的局限性，使得OA系統在企事業(yè)單位的高層得不到充分的推廣，也就沒(méi)有實(shí)現OA系統最本質(zhì)的功能－輔助領(lǐng)導進(jìn)行決策的功能。 
第三階段：協(xié)作與知識型OA系統的發(fā)展：經(jīng)過(guò)前兩個(gè)階段的發(fā)展，OA系統已經(jīng)進(jìn)入快速成長(cháng)期，但是，隨著(zhù)用戶(hù)需求和個(gè)性化的要求，特別是隨著(zhù)internet的廣泛普及，用戶(hù)對OA系統的要求更高，在這種背景下，OA系統也開(kāi)始了革新。首先是oa平臺的提供者－lotus公司對louts/domino系統進(jìn)行了徹底的升級。louts/domino r5的正式發(fā)布，標志著(zhù)第三代OA系統的開(kāi)始實(shí)施。louts/domino r5完全支持internet和java技術(shù)，隨之，基于louts/domino r5平臺的各類(lèi)b/s結構的OA產(chǎn)品相繼開(kāi)始實(shí)施。后來(lái)，隨著(zhù)知識管理思想和軟件技術(shù)的發(fā)展，在瀏覽器下實(shí)現知識利用、手寫(xiě)文檔、電子認證等功能逐漸成為可能。同時(shí)，信息化硬件的價(jià)格也逐漸大眾化，軟件產(chǎn)品的實(shí)施價(jià)格與周期也降低到合理的位置。因此，OA系統在這一階段得到了廣泛的推廣應用。 

辦公自動(dòng)化系統的發(fā)展經(jīng)過(guò)上述三個(gè)階段，兩個(gè)飛躍過(guò)程。從以數據為核心發(fā)展到以信息交流為核心，進(jìn)而提升為以系統地運用知識為核心。在技術(shù)上，已經(jīng)不存在太大問(wèn)題，現在的主要問(wèn)題是：人的思想和制度。 
OA系統作為信息化系統的一部分，它與erp、crm等業(yè)務(wù)系統有著(zhù)本質(zhì)的區別，OA系統主要的功能是輔助決策與辦公，它是將人的思想電子化，并且能夠快速的傳播給其他相關(guān)的人，同時(shí)，能夠及時(shí)的收集到所有人的反饋意見(jiàn)。在決策時(shí)，可以借助OA系統查詢(xún)各類(lèi)有幫助的信息，使得自己的決策盡可能的客觀(guān)、公正、準確。這才是OA系統的本質(zhì)。

在實(shí)際操作中，OA系統能夠被真正用于輔助決策與辦公的案例比較少，更多的是充作面子工程和形象工程。另外，領(lǐng)導的重視程度也是OA系統能否發(fā)揮作用的重要因素。oa項目是“一把手工程”。如果領(lǐng)導對整個(gè)實(shí)施過(guò)程和實(shí)施結果漠不關(guān)心，對OA系統的思想一知半解；或者不帶頭進(jìn)行電腦操作，總以為OA系統跟其它的信息系統一樣，不需要自己的親自參與，那將導致OA系統不能夠真正使用起來(lái)至少不能發(fā)揮它的本質(zhì)功能，也就失去了實(shí)施的意義。 
OA系統不能夠真正使用起來(lái)，還存在制度方面的問(wèn)題。這里的制度包括國家的大政方針和法律法規。在OA系統中，所有的決策都需要進(jìn)行電子身份認證和可信度認證。而電子化的認證在現行的社會(huì )制度和法律法規中沒(méi)有得到任何支持，也就是說(shuō)，在網(wǎng)上的所有認證都不具有法律責任。而我們的個(gè)人紙質(zhì)簽名與蓋章已經(jīng)得到法律的保護，同時(shí)也為大眾所接受。因此，實(shí)現真正意義上的OA系統，還需要我們的法律法規的支持和大眾的認可。 
所以說(shuō)，OA系統的發(fā)展跟科學(xué)技術(shù)的發(fā)展緊密聯(lián)系，同時(shí)，也跟經(jīng)濟和社會(huì )的發(fā)展密不可分，它是人類(lèi)認知程度不斷發(fā)展的結果。