OA辦公系統添助力，梳理會(huì )議有條不紊

隨著(zhù)會(huì )議的增多，會(huì )議紀要也會(huì )逐漸增加，用傳統紙質(zhì)化記錄，分類(lèi)整理變得麻煩，讓查詢(xún)工作變得復雜、保密性得不到保障且紙質(zhì)容易磨損丟失，對企業(yè)發(fā)展有很大的影響。

OA辦公系統為會(huì )議紀要增添助力，建立了“會(huì )議管理”功能模塊，將各種各樣的會(huì )議一一梳理，變得有條不紊。那么，OA辦公系統的會(huì )議管理是如何操作的呢？我們用天生創(chuàng )想OA系統來(lái)舉例：

1、會(huì )議列表

為了方便會(huì )議紀要管理統一化，可以將所有的會(huì )議紀要在OA辦公系統的“會(huì )議列表”里羅列出來(lái)，只有參與過(guò)會(huì )議的相關(guān)人員才能清楚看到相關(guān)的會(huì )議列表內容。

面對眾多的會(huì )議，在會(huì )議列表的下方提供了四種搜索方式，分別是會(huì )議主題、類(lèi)型、會(huì )議室、發(fā)布日期，任意一項都可查詢(xún)。

2、會(huì )議審批

一項會(huì )議是否能夠進(jìn)行，需要經(jīng)過(guò)上級層層請示，逐級審批才能進(jìn)行下一個(gè)流轉，在“會(huì )議審批”功能中就可以看到發(fā)起人提出的會(huì )議名稱(chēng)、申請人、申請時(shí)間、會(huì )議時(shí)間、會(huì )議室、狀態(tài)、發(fā)布人及操作。

3、待我參加會(huì )議

進(jìn)入OA辦公系統的會(huì )議管理，點(diǎn)擊“待我參加會(huì )議”，就能看到等待需要參與的會(huì )議，這樣的操作是以電子形式代替口頭傳達，讓員工不會(huì )錯過(guò)任何會(huì )議。

4、我已參加會(huì )議

當不記得是否參與了這項會(huì )議，那么會(huì )議管理的“我已參加會(huì )議”能直接顯示出相關(guān)人員參與過(guò)的會(huì )議，方便管理人對員工的工作動(dòng)態(tài)有跡可循。

5、待開(kāi)會(huì )議

會(huì )議審批通過(guò)后，如何通知到需要參與的相關(guān)人員呢？這時(shí)，可以通過(guò)會(huì )議管理的“待開(kāi)會(huì )議”就能知曉，直接點(diǎn)擊會(huì )議管理的“待開(kāi)會(huì )議”欄即可。

6、已開(kāi)會(huì )議

是對可公開(kāi)的會(huì )議公布在“已開(kāi)會(huì )議”中，讓相關(guān)的人員知曉已經(jīng)開(kāi)過(guò)哪些會(huì )議，從而減少重復性的工作。

7、會(huì )議申請

是由管理人賦予相應員工的申請權限，進(jìn)入“會(huì )議管理”就能看到“會(huì )議申請”按鍵，點(diǎn)擊成功后就能對會(huì )議提出申請，將標有“*”字符號的會(huì )議開(kāi)始時(shí)間、結束時(shí)間、申請人、會(huì )議記錄人員、出席人員、審批人員、會(huì )議名稱(chēng)、會(huì )議主題、會(huì )議室、會(huì )議類(lèi)別以及描述填寫(xiě)完整后“保存”，等待會(huì )議流程審批結果。

為了能讓審批人員及時(shí)看到“會(huì )議申請”，在“審批人員”一欄旁添有“短消息提示”，以便提醒審批人。

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