OA辦公系統選型指南:企業(yè)選項的三大誤區

OA系統軟件選型讓很多的用戶(hù)無(wú)所適從，眾多的品牌、不同廠(chǎng)商提供不同的功能模塊、不同技術(shù)和平臺、不同的銷(xiāo)售和服務(wù)模式等，本文就oa選型中涉及到的八個(gè)方面進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析。

一、功能需求

功能需求常常是OA系統選型的第一個(gè)衡量指標，但市面上的OA產(chǎn)品功能看似大同小異。oa選型應該立足于企業(yè)自身的需求，選型可以考慮由業(yè)務(wù)或管理人員、技術(shù)人員并行，功能方面由前者把關(guān)、技術(shù)方面由后者把關(guān)，左右兩手一起抓，兩手都要硬。既能滿(mǎn)足?現實(shí)業(yè)務(wù)和管理的需求，又擁有先進(jìn)開(kāi)發(fā)技術(shù)的OA產(chǎn)品，才是好產(chǎn)品。

二、OA辦公系統軟件價(jià)格

oa軟件的價(jià)格是一個(gè)綜合的因素決定的，包括模塊功能多少、用戶(hù)數限制、二次開(kāi)?發(fā)工作量和服務(wù)的成本、采用的技術(shù)和平臺等相關(guān)。

天生創(chuàng )想oa建議企業(yè)用戶(hù)結合自身需求，綜合衡量oa軟件價(jià)格預算，要選擇性?xún)r(jià)比高的oa，避免單純以?xún)r(jià)格做指標，走進(jìn)選型誤區。

三、OA辦公系統易用性

一個(gè)好的oa軟件產(chǎn)品，應該是簡(jiǎn)單易用、功能強大，只有簡(jiǎn)單易用的系統才能更易?于推廣和使用，為廣大的企業(yè)用戶(hù)所接受，同時(shí)也節省了企業(yè)的培訓推廣的時(shí)間和成本。?

四、OA辦公系統穩定性和成熟度

一個(gè)運行成熟和穩定的OA系統不僅能夠提升用戶(hù)體驗，同時(shí)能夠大大降低系統維護的成本，增強使用者對OA系統的信心。

穩定性可以從系統的錯誤率、運行故障等方面進(jìn)行評估，成熟度可以從功能模塊的深入程度，系統對需求的適應性等進(jìn)行評估。

五、oa?辦公系統安全性

OA系統安全性是由綜合的因素決定的，包括硬件、網(wǎng)絡(luò )、數據、應用、管理等多個(gè)方面，在實(shí)際操作中可根據不同的等級和需要進(jìn)行不同投入或配置，但這里我們重點(diǎn)講的是軟件自身的安全保障和數據安全。?

六、OA辦公系統可維護性

用戶(hù)的部門(mén)、崗位、權限、業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)規則等會(huì )因為多種因素發(fā)生變化，而這些常見(jiàn)的變化和調整最好的方式是由OA系統中提供維護功能，并由最終用戶(hù)自行處理。OA系統擁有良好的可維護性，降低了對軟件廠(chǎng)商的依賴(lài)程度，提升了軟件的適應性、降低了系統的維護成本。

七、OA系統擴展性和二次開(kāi)發(fā)能力

當OA系統在企業(yè)中得到深入的應用，企業(yè)的個(gè)性化需求比較突出，企業(yè)處于不同的發(fā)展階段或業(yè)務(wù)模式發(fā)生調整，標準的OA系統功能一般很難完全符合客戶(hù)需求，最佳的解決方案是在現有的系統上進(jìn)行擴展，我們不可能簡(jiǎn)單對現有的系統進(jìn)行更換，導致現有成果無(wú)法保留，這不僅僅是一種投資的浪費，同時(shí)也會(huì )嚴重挫傷最終用戶(hù)對OA系統使用的信心。

系統擴展性和二次開(kāi)發(fā)能力是相對于oa標準產(chǎn)品功能而言的，沒(méi)有成熟和穩定的產(chǎn)品功能擴展性就無(wú)從談起；像天生創(chuàng )想oa平臺，用戶(hù)可以進(jìn)行大幅度的“個(gè)性化改造”。

八、oa?軟件廠(chǎng)商的服務(wù)能力

由于企業(yè)oa軟件的實(shí)施并不是一蹴而就的事情，常常涉及售前咨詢(xún)，實(shí)施過(guò)程中的咨詢(xún)，售后維護等多方面，比起傳統消費品行業(yè)來(lái)說(shuō)，oa軟件提供商的服務(wù)顯得重要得多。?

一般來(lái)所，衡量oa軟件提供商的服務(wù)質(zhì)量可以從以下三個(gè)方面來(lái)看：

1、售前服務(wù)

很多用戶(hù)在進(jìn)行oa選型時(shí)，因為缺乏實(shí)施oa項目的相關(guān)經(jīng)驗，往往會(huì )存有很多疑問(wèn)或者顧慮。優(yōu)秀的軟件提供商應該給予這樣的客戶(hù)專(zhuān)業(yè)、中肯、真誠的售前指導服務(wù)，包括專(zhuān)業(yè)知識答疑、行業(yè)案例介紹、協(xié)助項目規劃等。相反，一味的推銷(xiāo)產(chǎn)品，盲目承諾并不能給用戶(hù)帶來(lái)最實(shí)際的幫助。

2、售中服務(wù)

OA系統的開(kāi)發(fā)、交付和部署劃為售中階段，由于客戶(hù)方技術(shù)水平有限，這一階段常常涉及?到比較多的技術(shù)方面的問(wèn)題，優(yōu)秀軟件提供商應該提供專(zhuān)業(yè)、細致、真誠的指導服務(wù)，包括協(xié)助確定需求、協(xié)助客戶(hù)單位OA系統的部署、培訓等方面。?

3、售后服務(wù)

OA系統正式上線(xiàn)成功，并不代表軟件提供商的服務(wù)終止，后續的維護、升級以及深層次的應用開(kāi)發(fā)等同樣重要。售后服務(wù)就像是企業(yè)貼心的安全顧問(wèn)，保證企業(yè)協(xié)同辦公一路暢通。

于是，很多企業(yè)在選擇OA辦公系統的時(shí)候都比較茫然，甚至盲目，結果是憑感覺(jué)做決定，而在實(shí)施和使用中才發(fā)現，系統這也不行，那也不行，根本滿(mǎn)足不了自己的實(shí)際需要。做二次開(kāi)發(fā)的成本太高，不做又用不下去，結果就做成了一鍋夾生飯。

根據很多企業(yè)在OA辦公系統選型的存在的問(wèn)題，總結了OA辦公系統選型三宗罪：

一、理念越強越好

OA辦公系統的歷史已有20余年，主導產(chǎn)品發(fā)展的管理理念也經(jīng)歷了非常大的變化。如今，無(wú)論是泛微的“協(xié)同辦公”，藍凌的“知識管理”，還是華天動(dòng)力的“智慧協(xié)同”等理念，都已經(jīng)被各自廠(chǎng)商發(fā)展得非常的成熟和完善。

但是一個(gè)非常突出的問(wèn)題是：個(gè)別企業(yè)過(guò)分渲染管理理念，而忽視產(chǎn)品功能的建設，造成的結果就是產(chǎn)品功能和管理理念之間嚴重脫節，名不符實(shí)?？蠢砟顝姶鬅o(wú)比，用起來(lái)卻舉步維艱，根本不是那么回事，這就是知和行之間的巨大差異，理念和實(shí)踐之間的巨大差異。

作為一種管理軟件，OA辦公系統確實(shí)應該以管理理念為指導，為企業(yè)帶來(lái)新鮮的管理方法。但它又只是一個(gè)管理工具，指望通過(guò)一個(gè)OA辦公系統來(lái)實(shí)現那些完美的管理理念，是非常不現實(shí)的。

只有產(chǎn)品落地，才能讓理念落地，給企業(yè)創(chuàng )造價(jià)值。所以，與其被漂亮的理念吸引，不如重點(diǎn)關(guān)注軟件本身的技術(shù)和功能，用來(lái)完善你企業(yè)內既有的管理理念和制度。如果你遇到一個(gè)企業(yè)的營(yíng)銷(xiāo)人員對你滿(mǎn)口理念，卻絕口不提產(chǎn)品；或者只演示ppt，不演示軟件實(shí)際運行，那么就一定要小心了。

二、價(jià)格越低越好

由于OA辦公系統的門(mén)檻較低，所以很多的軟件企業(yè)都有自己的OA產(chǎn)品，而價(jià)格也千差萬(wàn)別，從幾千元到幾十萬(wàn)元不等。這給很多選型者造成了困惑，為什么人家只賣(mài)幾千塊，而你要幾萬(wàn)塊呢？

其實(shí)，任何產(chǎn)品的買(mǎi)賣(mài)都有一個(gè)真理：一分錢(qián)一分貨。OA辦公系統的門(mén)檻雖然低，但要做好卻非常難。超便宜的OA系統是某個(gè)人、幾個(gè)人在很短時(shí)間內模仿其他oa軟件開(kāi)發(fā)出來(lái)的，或者是破解其他OA系統后改造而成的；而主流的OA系統，則是上百人的研發(fā)團隊十余年持續開(kāi)發(fā)的結晶，這兩種產(chǎn)品的穩定性、完善性，根本不可同日而語(yǔ)，沒(méi)有絲毫可比性。

在這里，我認為非常認可天生創(chuàng )想OA辦公系統的一個(gè)觀(guān)點(diǎn)：作為企業(yè)級應用的產(chǎn)品，選型者不應該只是看到OA辦公系統的購買(mǎi)價(jià)格，而應該考慮其綜合成本。而綜合成本包含了購買(mǎi)成本、實(shí)施成本、使用成本、服務(wù)成本、升級成本等一系列成本，這里面有大量的隱含成本。

也許你的購買(mǎi)成本低，但綜合成本卻很可能非常高，所以片面的關(guān)注某一項成本，必然會(huì )造成因小失大的后果。

三、功能越全越好

OA辦公系統定位于企業(yè)的組織行為管理，但其應用邊際非常模糊，為了滿(mǎn)足購買(mǎi)者大而全的心理需要，也為了不在競爭中落后于對手，oa廠(chǎng)家都將自己的產(chǎn)品做得越來(lái)越大，越來(lái)越雜，包括資產(chǎn)管理、人力資源管理、客戶(hù)管理、財務(wù)管理、進(jìn)銷(xiāo)存管理、項目管理、后勤管理、合同管理等等一系列功能模塊。

但OA辦公系統的核心應用其實(shí)還是工作流管理，這也是OA辦公系統的最大價(jià)值所在。在這方面，天生創(chuàng )想oa顯得非常務(wù)實(shí)，他將工作流管理的功能做到極致，在此基礎上兼顧其他功能模塊的開(kāi)發(fā)，為用戶(hù)提供了非常實(shí)用的協(xié)同辦公平臺。

繁多的功能模塊讓很多OA系統看起來(lái)很唬人，但這些功能往往很粗糙?；蛘咧皇峭ㄟ^(guò)工作流來(lái)設置了幾個(gè)業(yè)務(wù)流程，或者只搭建了最基本的管理功能，根本無(wú)法實(shí)現完備的業(yè)務(wù)管理。試想，如果OA系統里面的項目管理、人力資源、客戶(hù)管理等做得很完備了，還要那些獨立的管理軟件做什么？

所以，如果你只是想實(shí)現一些很簡(jiǎn)單的管理，暫時(shí)使用一段時(shí)間，那么可以關(guān)注下這些功能模塊。反之，就要時(shí)刻牢記自己的核心需求，明白自己真正想要的是什么，是一堆漂亮花瓶一樣的功能模塊，還是切實(shí)把系統用起來(lái)。所以選型者不要被那些五花八門(mén)的功能喧賓奪主，耽誤了自己的正事。

總而言之：理性、務(wù)實(shí)，永遠是選好OA辦公系統的第一法則。而天生創(chuàng )想oa協(xié)同辦公平臺在這方面做的很好，期望與您的合作共贏(yíng)。

天生創(chuàng )想oa軟件(automotobateau.com)！專(zhuān)業(yè)OA辦公軟件開(kāi)源服務(wù)提供商，采用php+mysql開(kāi)源語(yǔ)言，一直致力于應用管理軟件基層研發(fā)，現己推出企業(yè)、政府、集團、saas等應用平臺！而且，天生創(chuàng )想oa企業(yè)運營(yíng)管理平臺還能通過(guò)增減功能模塊，讓購買(mǎi)系統的價(jià)格進(jìn)行調整，來(lái)滿(mǎn)足不同企業(yè)的辦公需求！